Digitalización Pymes: La nueva era de los documentos


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El contar con toda la documentación en formato digital siempre será una ventaja para la pequeña y mediana empresa. Al manejar menores volúmenes de papeles, se facilita la tarea de ingresarlos al sistema, pero implica definir con claridad el proceso necesario para una gestión eficaz de la información. La digitalización pymes puede ser más rápida, pero no necesariamente más sencilla.

Lo primero que hay que tener claro es cuál será la estructura de la información, es decir, de qué modo se va a ordenar la información una vez que se encuentre digitalizada, quiénes tendrán acceso a ella y de qué manera. Esto es clave para la selección del software dedicado a ello Esto será relevante para la selección del programa.

También hay que definir qué documentos serán digitalizados. Hoy por hoy los más comunes y de mayor utilidad son: facturas y boletas se pueden emitir digitalmente, sin necesidad de contar con respaldos en papel. Lo mismo pasa con otros documentos tributarios actuales.

Pero en la implementación de la digitalización pymes puede también incluir el material publicitario, textos de consulta, y todo tipo de material que se necesite consultar de forma rápida y en todo lugar.

Digitalización de documentos

Al considerar algunas de las ventajas de la digitalización, podemos mencionar las siguientes:

La seguridad: Reemplazamos los cajones con llave por claves de acceso, disminuyendo la posibilidad de extravíos o destrucción errónea de la información.

El acceso en todo momento: Un documento en la nube es más fácil de acceder que uno en un archivador, al fondo de una bodega. La tecnología actual permite acceder incluso desde un teléfono celular, en cualquier lugar del mundo.

El ahorro en insumos: La digitalización pymes permite reducir los costos en papel y suministros de impresión, sin dejar de lado sus ventajas medioambientales, como la reducción de desechos.